Dokumenten-Management
Ein wesentlicher Bestandteil der Messe sind die von Partnern organisierten Foren. Die Fachzeitschrift Kommune21 zeichnete im vergangenen Jahr für die erfolgreichen Fachforen zu den Themen Finanzwesen, Cloud Computing und Social Media verantwortlich und übernimmt diese Aufgabe auch 2012. „Dokumenten-Management“ wird das Thema des Forums Kommune21 auf der DiKOM Expo Nord 2012 sein.
Grundlage einer effizienten und bürgerfreundlichen Verwaltung ist das sichere Ablegen und Wiederfinden aller Schriftstücke und Dokumente. Die Schriftgutablage insgesamt – gleichgültig ob in Papier- oder elektronischer Form – gilt als „Nervensystem der Verwaltung“. Die meisten Geschäftsvorgänge der öffentlichen Verwaltung basieren auf Formularen. In den öffentlichen Verwaltungen sind jedoch noch sehr wenige Dokumenten-Management-Systeme im Einsatz. Dies liegt möglicherweise daran, dass die Einführung elektronischer Dokumenten-Management- und Vorgangsbearbeitungssysteme einen klaren Paradigmenwechsel bedeutet, insbesondere für viele Mitarbeiter. Ihnen muss vermittelt werden, dass die elektronische Fassung eines Dokuments künftig das Original ist. Hinzu kommt eine erhebliche Veränderung der Arbeitsabläufe durch die elektronische Vorgangsbearbeitung. Digitale Dokumente, elektronische Archivierung sowie ein entsprechender Workflow versprechen jedoch echte Effizienz- und Produktivitätsvorteile für die Geschäftsvorgänge der Verwaltung. Bei der Auswahl eines geeigneten Dokumenten-Management-Systems muss eine ganze Reihe auch langfristiger Auswirkungen Forum Kommune21bedacht werden. Insbesondere bei der Archivierung müssen sich die Kommunen im Klaren darüber sein, dass die heutigen Lösungen in 20 Jahren nicht mehr existieren werden. Entscheidend ist deshalb, Standards einzuhalten, um die Kompatibilität mit anderen Systemen zu gewährleisten und die langfristige Verfügbarkeit sicherzustellen.
Vor diesem Hintergrund befasst sich das Forum Kommune21 auf der DiKOM Nord in praxisnahen Vorträgen mit den Herausforderungen bei der Einführung von Dokumenten-Management- und Vorgangsbearbeitungssystemen. Der Titel der Keynote von Bernd Zöller am ersten Tag des Forums Kommune21 lautet: Erfolgsfaktoren bei Auswahl und Einführung von Dokumenten-Management-Systemen. Danach berichten Vertreter aus verschiedenen Kommunen über ihre Erfahrungen mit DMS-Projekten. Im Fokus des Impulsreferats am zweiten Messetag steht die elektronische Archivierung von Dokumenten und deren Bereitstellung über den gesamten Lebenszyklus hinweg. In den weiteren Vorträgen geht es unter anderem um die Vorteile einer einheitlichen Schnittstelle beim Zusammenwirken von Fachverfahren und DMS.
Das Forum Kommune21 beginnt am ersten und zweiten Messetag um 10:00 Uhr, nach den Vorträgen findet am ersten Messetag um 14:15 Uhr eine Podiumsdiskussion zum Thema „Dauerbrenner DMS: Herausforderungen und Erfahrungen bei der Einführung von Dokumenten-Management- und Vorgangsbearbeitungssystemen in Kommunen“ statt.
| Programm | 07.02.2012 |
| 10.00 - 10.30 Uhr | Keynote |
| Erfolgsfaktoren bei Auswahl und Einführung von Dokumenten-Management-Systemen | |
| Bernhard Zöller, Zöller & Partner GmbH | |
| 10.40 - 11.00 Uhr | Vortrag: |
| Stadt Rheine: OS/ECM bei der Finanzbuchhaltung Rheine | |
| Volkmar Löckemann, Leiter Finanzbuchhaltung bei der Stadt Rheine | |
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| 11.10 - 11.30 Uhr | Vortrag: |
| Kreisverwaltung Harburg: Digitale Akten an jedem Arbeitsplatz | |
| Mike Wille, Landkreis Harburg | |
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| 13.30 - 13.50 Uhr | Vortrag: |
| Neu Wulmstorf: Verwaltungsweiter Einsatz eines DMS | |
| Partho Banerjea, Neu Wulmstorf | |
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| 14.15 - 15.00 Uhr | Podiumsdiskussion: |
| Dauerbrenner DMS: Herausforderungen und Erfahrungen bei der Einführung von Dokumenten-Management- und Vorgangsbearbeitungssystemen in Kommunen | |
| Moderation | |
| Alexander Schaeff, Chefredakteur Kommune21 |
| Programm | 08.02.2012 |
| 10.00 - 10.20 Uhr | Impulsreferat |
| DMS, ECM und Archivierung: Praxisnutzen für Kommunen und andere öffentliche Verwaltungen | |
| Peter Falk, Business Development Manager Öffentliche Auftraggeber, Fujitsu Technology Solutions | |
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| 10.30 - 10.50 Uhr | Vortrag: |
| Fachverfahren und DMS spielen zusammen - die Vorteile einer einheitlichen Verfahrensschnittstelle (xdomea) | |
| Geert-Christoph Gabriel, MACH AG | |
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| 11.00 - 11.20 Uhr | Vortrag: |
| DMS-Projekt im Amt Hüttener-Berge | |
| Klemens Ziemann, Amt Hüttener-Berge | |
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| 11.30 - 11.50 Uhr | Vortrag: |
| E-Akte-Projekt Stadt Wiesbaden | |
| Oberbürgermeister Dr. Helmut Müller, Stadt Wiesbaden (angefragt) | |
| Die Veranstaltungen finden an beiden Messetagen auf Stand H 13 im Forum Kommune21 statt. |
